Introduction
Les équipes auto-organisées sont connues pour leur agilité, leur efficacité et leur capacité à s'adapter à des circonstances changeantes, ce qui en fait le fondement des organisations durables. Dans cet article, je propose un guide étape par étape sur la manière de constituer des équipes auto-organisées, basé sur mon expérience en tant que coach dans le cadre de grandes transformations agiles.
Comprendre les équipes auto-organisées
Les équipes auto-organisées, également connues sous le nom d'équipes autonomes ou autogérées, sont des groupes d'individus qui travaillent en collaboration avec un minimum de supervision ou d'intervention externe. Ces équipes sont responsables de la planification, de l'exécution et de l'évaluation de leur travail, de la prise de décisions collectives et de l'amélioration continue de leurs processus.
Avantages des équipes auto-organisées
Avant d'aborder les étapes de la constitution d'équipes auto-organisées, prenons le temps d'apprécier les nombreux avantages qu'elles offrent aux organisations :
- Augmentation de la productivité : Les équipes auto-organisées ont tendance à être plus productives parce que leurs membres ont le sentiment d'être propriétaires et responsables de leur travail.
- Des décisions meilleures et plus rapides : Avec le pouvoir de prendre des décisions, les équipes auto-organisées peuvent réagir rapidement à l'évolution des conditions et des opportunités et utiliser leur intelligence collective pour prendre de meilleures décisions.
- Amélioration de l'innovation : L'autonomie favorise la créativité et l'innovation, car les membres de l'équipe se sentent autorisés à expérimenter et à explorer de nouvelles idées.
- Meilleure satisfaction des employés : Les équipes auto-organisées font souvent état d'une plus grande satisfaction au travail, car elles ont davantage de contrôle sur leur travail et se développent plus rapidement sur le plan personnel.
- Amélioration de l'adaptabilité : Ces équipes sont mieux équipées pour s'adapter aux défis imprévus, ce qui rend les organisations plus résilientes.
Les éléments constitutifs d'une équipe auto-organisée
Les exigences relatives à la mise en place d'une auto-organisation peuvent être divisées en 4 dimensions : Objectif, Personnes, Règles et processus et Soutien, comme le montre la figure suivante :
Voyons comment répondre à ces exigences étape par étape.
Étape 1 : Définir un parrain de l'équipe
Le fondateur ou le sponsor de l'équipe a la responsabilité de guider l'équipe depuis sa création jusqu'à ce qu'elle ait atteint l'autonomie requise. Il fait office de mandataire entre l'équipe et l'organisation, en veillant à ce que l'équipe soit alignée sur les objectifs de l'entreprise et en protégeant l'équipe contre les interférences.
Le parrain est généralement la personne de l'organisation qui a le plus d'intérêt dans la création de l'équipe. Il doit être suffisamment expérimenté pour pouvoir aider à recruter les membres de l'équipe de base.
Étape 2 : Définir la mission de l'équipe
La clarté de l'objectif est essentielle pour aligner les efforts ultérieurs de l'équipe. Pour créer un sentiment d'appartenance, laissez les membres de l'équipe élaborer les déclarations de vision et de mission sur la base de l'objectif de l'équipe.
L'équipe doit également définir ses objectifs sur la base des objectifs fixés par le sponsor de l'équipe et la manière dont elle souhaite mesurer la réalisation de ces objectifs.
D'ailleurs, laissez les membres de l'équipe choisir le nom de leur équipe, car il s'agit d'une activité amusante qui rapproche encore plus les membres de l'équipe.
Étape 3 : Établir des limites à l'autonomie
Définir clairement les limites à l'intérieur desquelles l'équipe opère.
Le niveau d'auto-organisation de l'équipe correspond au niveau d'autonomie de ses décisions. Pour chaque type de décision (embauche, achat, conception d'une solution...), l'équipe et ses parties prenantes doivent se mettre d'accord sur la manière dont les décisions doivent être prises. Le niveau d'auto-organisation de l'équipe correspond au niveau d'autonomie dans ses décisions. jeu de poker en délégation utilise une échelle pratique de 7 niveaux de délégation pour convenir avec les parties prenantes de l'autonomie de l'équipe pour chaque cas ou situation.
Donner à l'équipe les moyens de prendre des décisions de manière plus autonome est la clé d'une plus grande responsabilisation à l'égard des résultats. C'est pourquoi, les parties prenantes doivent être convaincues des avantages de l'auto-organisation.
Les limites de l'autonomie sont définies par les obligations de l'entreprise. Par exemple, les exigences financières ou légales.
Définissez les attentes de l'entreprise et les conséquences lorsque ces attentes ne sont pas satisfaites. Par exemple, précisez quels sont les résultats financiers attendus et ce qui se passe lorsque les équipes écrivent des chiffres rouges.
Étape 4 : S'assurer que le personnel possède les compétences requises
La diversité des compétences et des points de vue est essentielle à la résolution des problèmes et à la créativité des équipes auto-organisées.
Les équipes auto-organisées requièrent davantage de compétences générales que les équipes traditionnelles, car le leadership est partagé entre les membres de l'équipe.
Les principales compétences non techniques requises par les équipes auto-organisées sont les suivantes :
- Empathie
- Communication
- Adaptabilité
- Responsabilité
Vous trouverez dans cet article des conseils pour améliorer ces compétences : Compétences douces pour les équipes agiles.
Les équipes auto-organisées sont plus sujettes aux conflits, car elles travaillent plus étroitement que les équipes traditionnelles. Veillez à ce que l'équipe ait compétences en matière de résolution des conflits être capable de gérer des opinions divergentes.
Étape 5 : Établir des règles et des processus
5.1 Indicateurs de performance
Les managers n'acceptent de perdre le contrôle que lorsqu'ils sont assurés que l'équipe atteint ses objectifs.
Définir les indicateurs clés de performance, les OKRs ou d'autres objectifs mesurables avec l'équipe.
N'utilisez pas la vitesse du sprint (Sprint Velocity) du Scrum Framework comme indicateur de performance. La complexité mesurée par l'équipe en points de récit est très subjective. Préférer les estimations de la valeur commerciale avec les cartes de pointage.
Rendez les données accessibles à l'équipe et à toutes les parties prenantes et invitez l'équipe à tirer continuellement des enseignements de ces données.
5.2 Rôles et responsabilités
Dans les équipes auto-organisées, la responsabilité n'est pas diluée, au contraire. reconnu par les membres de l'équipe et chacun se sent responsable des résultats de l'équipe.
Des rôles clairs réduisent également la complexité au sein de l'équipe.L'équipe n'a ainsi pas à décider pour chaque situation : "qui voudrait s'en occuper ?".
Invitez l'équipe à définir les rôles et les attentes qui y sont associées et laissez les membres de l'équipe choisir ces rôles en fonction de leurs compétences et de leurs intérêts.
5.2 Processus de décision
Les processus de décision sont la base des équipes auto-organisées. Pour chaque décision, par exemple pour les augmentations de salaire ou les primes, laissez l'équipe décider quel membre de l'équipe doit être impliqué et quelle est la bonne méthode de décision (vote à la majorité, consensus systémique ou autre...).
Il s'agit d'un élément clé pour rendre chaque membre de l'équipe responsable des décisions prises par l'équipe. Laissez l'équipe réfléchir à la qualité de ses décisions et améliorer ses processus.
Étape 6 : Fournir des ressources et du soutien
Veiller à ce que l'équipe ait accès aux ressources, à la formation et au soutien nécessaires pour accomplir ses tâches. Le parrain de l'équipe s'assure dès le départ que l'équipe peut supprimer les obstacles et de résoudre les problèmes qui les empêchent de progresser.
Le risque de conflit étant plus élevé dans les équipes auto-organisées, il convient de s'assurer que l'organisation dispose de facilitateurs adéquats pour soutenir l'équipe au cas où elle ne parviendrait pas à résoudre un conflit par ses propres moyens.
Étape 7 : Favoriser l'apprentissage continu et le développement du personnel
Un retour d'information régulier est essentiel pour les équipes auto-organisées afin d'évaluer la santé de l'équipe et de l'améliorer. Dans mon expérience de coach, j'ai rencontré de nombreuses équipes qui ont perdu des membres parce qu'elles n'avaient pas été en mesure de détecter les conflits à temps.
Le rétrospective agile est un outil essentiel pour les équipes auto-organisées afin d'obtenir des informations sur leur travail et de favoriser leur amélioration continue. Teammeter combine enquêtes RH avec un outil de rétrospectives pour guider l'équipe vers l'amélioration continue.
Comme aucune autorité extérieure ne peut évaluer les personnes en tant que membres d'une équipe, les évaluations de performance peuvent être remplacées par un retour d'information à 360° de la part de l'équipe.
Dans les équipes auto-organisées, les personnes ne sont pas seulement responsables des résultats de l'équipe, mais aussi de leur développement personnel. Laissez les équipes développer leurs compétences en permanence, car les membres de l'équipe savent exactement ce dont ils ont besoin pour accomplir leur travail. La matrice des compétences est un outil essentiel pour mettre en évidence les lacunes en matière de compétences et élaborer un plan de développement collectif des compétences. La matrice des compétences matrice de compétences dans teammeter utilise un catalogue de compétences à l'échelle de l'entreprise, ce qui permet aux employés d'évaluer leurs compétences.
Comme les objectifs personnels d'un membre de l'équipe peuvent ne pas correspondre à la mission de l'équipe, les membres de l'équipe ont toujours besoin d'un mentorat externe de la part de l'organisation pour trouver la bonne voie de carrière au sein de l'organisation. Veillez à ce qu'un système de mentorat fasse partie du soutien apporté à l'équipe.
Conclusion
En fin de compte, l'objectif de la promotion de l'auto-organisation est de créer une culture de confiance, de responsabilisation et de collaboration au sein des équipes, où les cadres agissent comme des facilitateurs et des catalyseurs plutôt que comme des contrôleurs. Il faut reconnaître que l'abandon du contrôle est un processus graduel et qu'il peut falloir du temps aux cadres pour s'adapter pleinement au nouveau paradigme.
Il en va de même pour les membres de l'équipe qui apprennent à gérer ces nouvelles responsabilités. Faites preuve de patience et de persévérance pour aider les gens à traverser cette période de transition.
Les équipes auto-organisées sont fascinantes parce qu'on peut observer chaque membre de l'équipe se développer rapidement et prendre part au leadership de l'équipe. C'est la recette magique pour obtenir des résultats extraordinaires.