La plupart des organisations atteignent un point où les feuilles Excel et les impressions instinctives ne suffisent plus pour gérer et développer les compétences de leur personnel. Il est alors temps d'introduire un système de gestion des compétences.
Le problème, c'est qu'il n'est pas facile de déployer un nouvel outil RH. Pas vraiment d'un point de vue technique, mais il est beaucoup plus difficile de le mettre en œuvre de manière à ce que les gens l'utilisent réellement.
Après avoir aidé plusieurs équipes à mettre en place des systèmes de gestion des compétences, j'ai appris que le succès dépend principalement de la culture et de la manière dont la gestion des compétences est intégrée dans les objectifs de l'entreprise.
La gestion des compétences est au cœur du cadre de gestion du personnel de l'organisation, également connu sous le nom de système de gestion des talents. Ce cadre fournit les structures et les normes qui permettent d'embaucher, d'aligner, de récompenser et de développer efficacement les personnes conformément à la stratégie de l'organisation.
Ce guide vous accompagne pas à pas dans le processus, avec des enseignements tirés de mises en œuvre réelles.
Étape 1 : Définir les objectifs de votre système de gestion des compétences
Avant de choisir une plateforme, définissez pourquoi vous avez besoin de gestion des compétences.
Ne commencez pas par "les RH ont besoin de visibilité". C'est trop abstrait.
Répondez plutôt à des questions telles que
- Quel problème commercial résolvons-nous, par exemple le recrutement pour un projet, la mobilité interne ou la requalification ?
- Quelles décisions prendrons-nous différemment une fois que nous disposerons de ces données ?
- Qui en profite en premier : les managers, les employés ou les RH ?
Les meilleures mises en œuvre commencent par un cas d'utilisation concret.
Par exemple, "Nous voulons nous assurer que nous disposons de personnes certifiées pour les compétences critiques afin de répondre aux exigences de nos partenaires".
Cet objectif guidera toutes les décisions de conception qui suivront, de la taxonomie des compétences à la manière d'impliquer les employés.
Étape 2 : Construire un cadre de compétences, pas un dictionnaire
Beaucoup de premiers projets échouent parce qu'ils confondent une liste de compétences avec un cadre de compétences.
Un cadre de compétences définit la structure, le langage et la signification. Il fait partie de l'architecture de votre gestion du personnel.
Il répond :
- Quelles sont les compétences qui comptent pour notre stratégie ?
- Comment mesurer la compétence ?
- Qu'entend-on par "avancé" ?
Commencez petit et commencez par les rôles. Nous avons souligné précédemment la différence entre l'architecture des emplois et celle des rôles.
Choisissez 5 à 10 rôles essentiels et 5 à 7 compétences de base par rôle.
Choisissez l'échelle de compétences qui correspond le mieux à votre entreprise, comme décrit dans cette article.
Écrivez des définitions de niveau claires telles que "Peut concevoir et exécuter de manière indépendante".
De nombreux clients me demandent quel niveau de granularité utiliser pour définir les compétences : des compétences abstraites pour une vue d'ensemble ou des compétences spécifiques pour un suivi détaillé des besoins ?
Mon conseil est simple : en général, les définitions de compétences que les gens utilisent dans leur CV ou leur profil LinkedIn sont suffisamment détaillées. Si une compétence est trop technique pour figurer sur un CV, elle ne doit probablement pas être incluse dans votre taxonomie de compétences.
Votre système de gestion des compétences doit refléter le langage déjà utilisé dans votre entreprise, et non l'imposer. Certains logiciels de gestion des compétences comme Teammeter permettent aux employés de faire évoluer votre catalogue de compétences en même temps que votre entreprise.
Étape 3 : Choisir un logiciel de gestion des compétences adapté à votre culture
Il existe deux types d'acheteurs.
Certains veulent des tableaux de bord.
D'autres souhaitent un langage commun pour la croissance.
Si votre entreprise accorde de l'importance à la transparence et à la collaboration, choisissez un outil que les employés aiment utiliser, et non un outil qui les noie dans des formulaires.
Cherchez :
- Une interface utilisateur intuitive pour que les gens puissent la comprendre sans manuel
- Intégration facile avec votre système de ressources humaines ou votre répertoire
- Des suggestions d'IA qui aident les utilisateurs à trouver les bonnes compétences
- Analyses basées sur les rôles pour les gestionnaires
- Respect de la vie privée et de la conformité (GDPR et ISO/IEC 27001)
Nous avons énuméré les critères les plus importants dans notre article précédent sur le meilleur logiciel de gestion des compétences.
L'adoption dépend davantage de l'expérience de l'utilisateur que des fonctionnalités.
Si les employés trouvent qu'il est facile d'actualiser leurs compétences, vous réussirez.
Étape 4 : Réaliser un projet pilote et en tirer des enseignements
Ne vous adressez pas à tout le monde en même temps.
Commencez par une équipe pilote, idéalement une équipe dont les responsables sont motivés et soucieux du développement.
Voici comment procéder :
- Importer les données des employés et attribuer des rôles.
- Laissez l'équipe explorer, s'auto-évaluer et commenter le cadre de compétences.
- Observez leurs difficultés : vocabulaire, interface ou motivation.
- Recueillir les réactions et les ajuster avant de passer à l'échelle supérieure.
Cette étape vous permet de vous confronter à la réalité.
Vous découvrirez des compétences redondantes, des niveaux peu clairs et des résistances occasionnelles.
Réglez ces problèmes avant qu'ils ne se multiplient.
Étape 4 : Former le personnel
La gestion des compétences n'est pas un simple logiciel de RH. Son succès dépend de la manière dont les personnes, et en particulier les dirigeants, intègrent la gestion des compétences dans leurs processus de travail quotidiens.
Les managers et les développeurs de personnel sont généralement chargés de soutenir la croissance des employés. Ils organisent des réunions individuelles, examinent les progrès accomplis et aident les membres de l'équipe à progresser dans leur parcours de développement.
Les organisations les plus performantes ont intégré la gestion des compétences dans leurs programmes de formation des cadres. Les dirigeants apprennent à utiliser une matrice de compétences, à gérer le facteur bus et à combler les lacunes en matière de compétences de manière proactive.
Ils apprennent à traduire les objectifs de l'entreprise en objectifs de développement des compétences afin de s'assurer que les personnes disposent de l'ensemble des compétences nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques de l'organisation.
Commencez votre mise en œuvre de la gestion des compétences en définissant les rôles des managers et en concevant des plans de formation qui leur permettent d'acquérir les compétences nécessaires pour guider le développement des employés basé sur les compétences.
Étape 5 : Communiquer comme un changement, et non comme un nouvel outil
La réussite du déploiement d'un système de gestion des compétences repose essentiellement sur la communication.
Les employés se disent souvent : "Cela servira à me juger".
Vous devez changer cette perception.
Communiquer sur la manière dont le changement répond aux besoins des employés :
- Le système existe pour aider les gens à grandir, pas pour les contrôler.
- La mise à jour des profils permet d'obtenir de meilleures opportunités.
- Les managers utilisent ces données pour la planification et le coaching, et non pour l'évaluation.
Utilisez des histoires, pas des instructions.
Par exemple :
"Vous avez la possibilité de montrer l'évolution de vos compétences et de participer à des projets qui correspondent aux compétences que vous souhaitez développer".
Les exemples réels créent la confiance plus rapidement que les documents de politique générale.
Étape 6 : Faire de la mise à jour des compétences une habitude
Après la première vague d'enthousiasme, l'utilisation diminue, à moins que vous ne conceviez un système cohérent.
Ce qui fonctionne bien :
- Lier les mises à jour aux rituels existants en matière de ressources humaines, tels que les contrôles trimestriels.
- Envoyez des rappels aux employés qui n'ont pas mis à jour leur profil depuis six mois.
- Permettre aux responsables de voir quels profils d'équipe sont obsolètes.
- Récompensez l'exhaustivité, même de petites reconnaissances sont utiles.
N'oubliez pas que le système de gestion des compétences n'a de valeur que dans la mesure où il contient les données les plus récentes. Les avantages pour les employés doivent être clairs : démontrer les progrès accomplis et recevoir des opportunités de projets intéressantes.
Étape 7 : Transformer les données en décisions
Une fois que le système est rempli de données réelles, les résultats deviennent puissants.
Vous pouvez :
- Identifier les lacunes en matière de compétences avant de procéder à un recrutement externe
- Prévoir le recyclage pour les nouvelles technologies
- Repérer les talents internes pour les projets à venir
- Aligner les programmes d'apprentissage sur des besoins mesurables
Utilisez les tableaux de bord pour répondre à de vraies questions professionnelles, et pas seulement pour afficher des graphiques.
Par exemple :
"Nous avons défini l'IA comme un sujet stratégique, mais nous constatons que nous avons des lacunes en matière de compétences dans ce domaine et que nous sommes en retard par rapport à nos objectifs de développement des compétences"
Il s'agit là d'une idée sur laquelle vous pouvez agir, qui vous donne les éléments nécessaires pour justifier les investissements et démontrer les améliorations.
Étape 8 : Continuer à s'améliorer
Chaque trimestre, revoir le cadre de compétences et la configuration du système.
Demandez :
- Combien d'employés ont rempli leur profil de compétences ?
- Sommes-nous en train de suivre les compétences adéquates pour notre stratégie ?
- Quels sont ceux qui sont dépassés ?
- Avons-nous été en mesure de combler efficacement les déficits de compétences ?
Votre outil de gestion des compétences doit évoluer avec votre organisation.
Lorsque ce sera le cas, les gens continueront à lui faire confiance.
Les pièges les plus courants et comment les éviter
Nous allons rédiger un article sur les pièges les plus courants lors de l'introduction d'un système de gestion des compétences. En voici un premier aperçu :
- La gestion des compétences est considérée comme un projet RH uniquement, sans lien avec l'entreprise.
- Trop de compétences : commencez par vous concentrer, la pertinence stimule l'engagement.
- Pas d'adhésion de la part des dirigeants : sans soutien visible, la participation stagnera.
- Pas d'appropriation. Le système de gestion des talents a besoin de propriétaires pour examiner son efficacité et l'améliorer en permanence.
Pourquoi la gestion des compétences en vaut la peine ?
Un système de gestion des compétences bien mis en œuvre vous aide à passer des titres de poste aux capacités.
Vous cessez de deviner qui peut faire quoi et commencez à prendre des décisions informées, justes et orientées vers l'avenir.
Il ne s'agit pas seulement d'un outil RH, mais d'un moyen de rendre votre entreprise plus intelligente.
Lorsque les personnes constatent que leur croissance est visible, mesurable et appréciée, l'engagement augmente naturellement.
Les mises en œuvre les plus réussies reposent sur la clarté, l'empathie et l'itération.
Ne visez pas la perfection dès le premier jour.
Viser la participation et l'amélioration.
C'est là le véritable pouvoir du système de gestion des compétences : non pas la technologie elle-même, mais le cadre qui aide les personnes à utiliser et à développer leurs points forts là où ils ont le plus d'impact.