KI-Kompetenz nach EU AI Act dokumentieren

Die KI-Transformation hat nicht nur einen großen Einfluss auf Prozesse, Wertschöpfung und Rollen. Mit dem EU AI Act hat der Einsatz von KI-Systemen nun auch eine juristische Leitplanke, die seit August 2026 auch geprüft werden kann. Das Ganze gilt nicht nur für Software-Häuser, sondern für jedes Unternehmen, wo Künstliche Intelligenz im Einsatz ist. Aus unseren Gesprächen wissen wir, dass unter anderem die folgenden Fragen gerade aktuell sind:

• Brauchen wir ein Zertifikat für KI-Kompetenz?
• Gilt die Pflicht auch, wenn wir nur ChatGPT nutzen?
• Wer ist im Unternehmen für KI-Kompetenz zuständig?
• Was sind praktische Fälle, in denen mir KI-Kompetenz-Nachweise helfen?

Wir haben dafür den Verordnungstext und die Antworten der EU-Kommission gelesen und betreiben keine Rechtsberatung, sondern zeigen die Ergebnisse unserer Recherche und Interviews mit HR-Abteilungen.

Was KI-Kompetenz laut AI Act ist

Der AI Act definiert den Begriff in Artikel 3 Nr. 56. Gemeint sind „die Fähigkeiten, die Kenntnisse und das Verständnis“, die es Anbietern, Betreibern und Betroffenen ermöglichen, „KI-Systeme sachkundig einzusetzen sowie sich der Chancen und Risiken von KI und möglicher Schäden, die sie verursachen kann, bewusst zu werden“.

Wie konkret das gemeint ist, zeigt die EU-Kommission an einem Beispiel. Wenn Beschäftigte mit ChatGPT Werbetexte schreiben oder Texte übersetzen, gilt für das Unternehmen die Pflicht aus Artikel 4. Die Beschäftigten sollen dann die typischen Risiken kennen, etwa Halluzinationen.

Was Artikel 4 von Unternehmen verlangt

Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025 für Anbieter und für Betreiber von KI-Systemen. Betreiber ist, wer ein KI-System „in eigener Verantwortung verwendet“ (Artikel 3 Nr. 4). Wenn dein Unternehmen KI nur einkauft und nutzt, ist es also Betreiber.

Am 27. Juli 2026 ist die Digital-Omnibus-Verordnung in Kraft getreten und hat Artikel 4 neu gefasst. Vorher sollten Unternehmen „nach besten Kräften“ sicherstellen, dass ihre Beschäftigten „über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen“. Heute ergreifen sie Maßnahmen, „um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen“.

Dabei berücksichtigen sie die technischen Kenntnisse, die Erfahrung und die Aus- und Fortbildung der Beschäftigten und den Kontext, in dem das System läuft. Neu ist außerdem der Satz, dass Unternehmen damit nicht verpflichtet sind, „für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren“. Die EU-Kommission sagt dazu, dass Artikel 4 eine Pflicht bleibt, aber kein bestimmtes oder ausreichendes Niveau mehr vorschreibt.

Die Pflicht reicht über die eigene Belegschaft hinaus. Mit „anderen Personen“ meint die EU-Kommission Menschen, die im Auftrag des Unternehmens mit dem System arbeiten, ohne dort angestellt zu sein, zum Beispiel Auftragnehmer, Dienstleister oder Kunden.

Was Artikel 4 nicht verlangt

Die EU-Kommission hat ihre Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz am 27. Juli 2026 aktualisiert. Für HR zählen darin vier Klarstellungen:

• Kein Zertifikat: Unternehmen können eine interne Aufzeichnung ihrer Schulungen und anderen Maßnahmen führen, ein Zertifikat braucht es nicht.
• Keine Pflicht zum Messen: Artikel 4 verpflichtet nicht dazu, das KI-Wissen der Beschäftigten zu prüfen.
• Keine vorgeschriebene Schulung: Ein festes Format gibt es nicht. Die Kommission warnt aber, dass es oft nicht reicht, nur auf die Gebrauchsanweisung des Systems zu verweisen.
• Kein KI-Beauftragter: Eine eigene Governance-Struktur schreibt Artikel 4 nicht vor.

Seit August 2026 beaufsichtigen die nationalen Marktüberwachungsbehörden Artikel 4, und sie können Verstöße nach nationalem Recht sanktionieren. Einen festen Bußgeldrahmen wie für andere Artikel nennt die Verordnung in Artikel 99 für Artikel 4 nicht.

Strengere Regeln für Hochrisiko-KI ab Dezember 2027

Zur Hochrisiko-KI zählen nach Anhang III KI-Systeme, mit denen Unternehmen Personal einstellen oder auswählen, etwa um Bewerbungen zu sichten oder zu filtern. Betreiber solcher Systeme müssen die menschliche Aufsicht Personen übertragen, „die über die erforderliche Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen“ (Artikel 26 Absatz 2).

Diese Pflicht gilt nach dem Digitales Omnibus ab dem 2. Dezember 2027. Vorher war dafür der 2. August 2026 vorgesehen.

Warum ein Überblick je Rolle trotzdem hilft

Laut EU-Kommission ist eine Sanktion wahrscheinlicher, wenn ein Vorfall auf fehlende Schulung zurückgeht. Spätestens dann willst du zeigen können, welche Rolle mit welchem System arbeitet und was die Beschäftigten dafür gelernt haben.

Wie Unternehmen das lösen, sammelt die EU-Kommission in einem Verzeichnis mit Praxisbeispielen. Zwei davon folgen der Logik, die du von Pflichtschulungen kennst.

Beim norwegischen Versicherer Gjensidige ist HR für die KI-Grundschulung zuständig, die Schulung je Rolle verantwortet die jeweilige Geschäftsbereichsleitung. Alle Beschäftigten absolvieren ein verpflichtendes E-Learning, und neue Mitarbeitende durchlaufen dasselbe Programm. Die Beschäftigten in der Schadenbearbeitung bekommen zusätzlich eine Schulung zu den KI-Systemen, die dort im Einsatz sind, samt ihrer Risiken.

Die Ingka Group, der größte IKEA-Händler, schaltet erweiterte generative KI-Tools erst frei, wenn das Basistraining abgeschlossen ist. Das Unternehmen schreibt selbst, dass sich die Pflichtschulung vor dem Zugang als starker Anstoß erwiesen hat.

Überträgst du das Beispiel von Gjensidige in unsere Vorlage, sieht die Zeile für die Schadenbearbeitung so aus:

Rolle	Eingesetzte KI-Systeme	Nötige KI-Kompetenz	Schulung	Fälligkeit	Nachweis
Schadenbearbeitung	KI-Systeme in der Schadenbearbeitung	Risiken von KI in der Schadenbearbeitung	Pflicht-E-Learning für alle, dazu eine Schulung zu den eingesetzten Systemen	beim Eintritt, danach Wiederholung in passenden Abständen	interne Aufzeichnung

So füllst du die Vorlage aus

Am besten füllst du die Vorlage zusammen mit den Führungskräften der jeweiligen Rolle aus, Spalte für Spalte:

• Rolle: Trag die Bezeichnung aus eurem Stellen- oder Anforderungsprofil ein.
• Eingesetzte KI-Systeme: Nenn jedes System, mit dem die Rolle arbeitet, auch einen allgemeinen Chat-Assistenten.
• Nötige KI-Kompetenz: Beschreib, was die Rolle über diese Systeme und ihre Risiken wissen muss. Artikel 4 nennt als Maßstab die technischen Kenntnisse, die Erfahrung, die Aus- und Fortbildung und den Kontext, in dem das System läuft.
• Schulung: Trag die Maßnahme ein, mit der die Rolle diese Kompetenz aufbaut. Laut EU-Kommission kann das auch eine andere Maßnahme als eine Schulung sein.
• Fälligkeit: Leg fest, bis wann die Schulung abgeschlossen sein soll, zum Beispiel vor dem ersten Zugang zum System wie bei Ingka.
• Nachweis: Notier, wo die Teilnahme festgehalten ist, zum Beispiel im Lernmanagementsystem.

Wie du die KI-Kompetenzen je Rolle beschreibst und den heutigen Stand erfasst, erklären wir im Artikel über KI-Kompetenzen im Unternehmen.

Häufige Fragen

Brauchen wir ein Zertifikat für KI-Kompetenz?

Nein. Die EU-Kommission schreibt, dass ein Zertifikat nicht nötig ist. Es genügt, wenn ihr intern festhaltet, welche Schulungen und anderen Maßnahmen stattgefunden haben.

Gilt die Pflicht auch, wenn wir nur ChatGPT nutzen?

Ja. Genau diesen Fall nennt die EU-Kommission, am Beispiel von Beschäftigten, die mit ChatGPT Werbetexte schreiben oder Texte übersetzen.

Wer ist im Unternehmen für KI-Kompetenz zuständig?

Das Gesetz legt keine Rolle fest, und laut EU-Kommission braucht es keinen KI-Beauftragten. Bei Gjensidige verantwortet HR die Grundschulung und die Geschäftsbereichsleitung die Schulung je Rolle.

Schulungen und Zertifikate in Teammeter

In Teammeter hinterlegst du Zertifikate mit Ablaufdatum und legst für jede Einheit fest, welche Zertifikate gefordert sind. In der Übersicht siehst du dann für jede Person den Status „Gültig“, „Läuft bald ab“ oder „Abgelaufen“. In der Schulungsmatrix stehen die Schulungen eines Teams neben den Personen, jeweils mit Status. Buch dir eine Demo, dann zeigen wir dir das an deinen Rollen.