Skill Management: den ROI nachrechnen

Was ROI wirklich heißt

ROI ist eine der Zahlen, die über eine Softwarefreigabe entscheiden. Und es ist die Zahl, bei der in Anbieterunterlagen am meisten geschummelt wird. Deshalb zuerst die Formel, damit du unsere Rechnung prüfen kannst.

ROI ist der Gewinn im Verhältnis zum Einsatz, nicht der Ertrag im Verhältnis zum Einsatz: ROI = (Nutzen minus Kosten) geteilt durch Kosten. Bei 250.000 € Nutzen und 24.000 € Kosten sind das 942 Prozent, nicht 1.041 Prozent. Der Unterschied sieht klein aus, ist aber der Unterschied zwischen Rendite und Verhältnis. Wir hatten die falsche Variante jahrelang selbst auf dieser Seite stehen.

Und noch etwas zur Größenordnung. Ein guter ROI für Unternehmenssoftware liegt in der Fachliteratur im niedrigen zweistelligen Bereich. Wenn dir jemand vierstellige Prozentwerte zeigt, rechnet er fast immer Nutzenposten mit, die kein Buchhalter je zu sehen bekommt. Der Rechner oben zeigt deshalb keine Prozentzahl, sondern einen Betrag in Euro.

Die eine Frage, an der jede ROI-Rechnung hängt

Gibt es eine Rechnung, die nicht mehr geschrieben wird?

Das klingt banal, sortiert aber jeden Nutzenposten sofort ein. Wer Personalsoftware bewertet, bekommt drei Sorten Nutzen vorgesetzt, und sie sind unterschiedlich viel wert.

Erstens: eine Ausgabe entfällt

Der Recruiter stellt eine Rechnung weniger. Das Weiterbildungsbudget fließt in Schulungen, die jemand wirklich braucht, statt in die, die gerade angeboten werden. Ein Werkzeug wird abgeschaltet. Das steht am Ende im Konto, und deine Finanzabteilung findet es wieder.

Zweitens: Arbeitszeit wird frei

Niemand bekommt weniger Gehalt, es verlässt also kein Euro das Haus. Aber die Stunden sind zählbar, und wer sie heute aufwendet, kann sie benennen. Das ist ein gutes Argument im Fachbereich.

Drittens: ein Prozentsatz auf die Lohnsumme

Drei Prozent mehr Produktivität bei neun Millionen Personalkosten sind 270.000 €. Rechnerisch richtig, in einer Freigabe wertlos. Es werden dieselben Gehälter gezahlt wie vorher. Genau hier steigt der CFO aus, und zwar zu Recht.

Woher die drei Prozent kommen: Gallup misst zwischen dem bestbewerteten und dem schwächsten Viertel 14 bis 18 Prozent Unterschied in der Produktivität (Q12 Meta-Analyse, 11. Auflage 2024, Seite 5). Gemessen wird dort Mitarbeiterbindung, nicht ein Werkzeug wie unseres. Drei Prozent sind deshalb eine vorsichtige Annahme und keine gemessene Wirkung.

Produktivität ist nicht wertlos, sie braucht einen Schritt mehr

Ein Produktivitätsgewinn ist echt. Er wird nur erst zu Geld, wenn du sagst, was mit der freien Kapazität passiert. Dafür gibt es genau zwei Wege: ihr besetzt eine Stelle nicht nach, oder ihr liefert mehr und verkauft es. Passiert keins von beiden, bleibt der Gewinn im Haus und niemand kann ihn buchen.

Deshalb fragen wir nicht nach Prozenten, sondern nach dem Schritt danach: wie viele offene Stellen könntet ihr intern besetzen, wenn ihr endlich sehen würdet, wer was kann? Diese Zahl kennst du, und an ihr hängt eine echte Rechnung, nämlich die externe Suche, die entfällt.

Die Nutzenposten im Einzelnen

Produktivität ist der Posten aus den zwei Abschnitten oben. Die anderen fünf sind diese.

Weniger Fluktuation

Skill Management gibt Menschen einen sichtbaren Entwicklungsweg. Wer sieht, welche Fähigkeiten ihn zur nächsten Rolle bringen, geht seltener. Das ist der stärkste Posten, weil die Gegenrechnung schon existiert: Personalberatung, Anzeigen, Einarbeitung, die Lücke bis zur Besetzung.

Die Basis darunter ist dagegen hart: deine Abgänge des letzten Jahres und deine echten Nachbesetzungskosten. Setz den Wert auf fünf Prozent, wenn du vorsichtig rechnen willst.

Weiterbildungsbudget

Ohne Übersicht über die vorhandenen Fähigkeiten wird Weiterbildung nach Katalog gebucht, nicht nach Bedarf. Zwei Abteilungen kaufen dieselbe Schulung ein, und der Kollege, der das Thema schon kann, wird nicht gefragt. Wird Wissen intern weitergegeben, sinkt der Bedarf an eingekauften Schulungen. Auch hier existiert die Rechnung heute schon.

Werkzeuge, die wegfallen

Kompetenzmatrizen leben in Tabellen, auf Laufwerken und manchmal in einem zweiten Werkzeug, das nur diese eine Aufgabe hat. Wo Teammeter das übernimmt, entfällt die Lizenz dafür. Das ist der kleinste Posten der Liste und der am leichtesten prüfbare, weil du nachschlagen kannst, was du dafür zahlst.

Interne Besetzung

Der Posten aus dem Abschnitt oben. Eine intern besetzte Stelle spart die externe Suche.

Risiko und Nachweispflicht

In regulierten Bereichen müssen Qualifikationen und Zertifikate nachweisbar aktuell sein. Läuft ein Nachweis unbemerkt ab, kostet das im schlechtesten Fall ein Bußgeld oder einen Auftrag. Dieser Posten ist der am wenigsten übertragbare von allen, deshalb steht er optional und mit einem Platzhalter, den du ersetzt. Wenn er bei dir zutrifft, kennst du deine Größenordnung besser als wir.

Was es kostet, vollständig

Eine ROI-Rechnung, die nur Nutzen zeigt, ist eine Anzeige. Deshalb stehen die Kosten hier vollständig. Drei davon rechnet der Rechner mit, für die Integration steht bewusst keine Zahl.

• Lizenz. Skill Management kostet ab 3,50 € je Kopf und Monat und bei kleinen Kopfzahlen mehr. Der Rechner nimmt die Stufe zu deiner Kopfzahl. Ab 2.000 Mitarbeitenden gilt eine eigene Vereinbarung.
• Integration. Für Personalsystem, Anmeldung und Lernplattform gibt es fertige Anbindungen, die Konfiguration ist trotzdem Aufwand. Der hängt an deiner Systemlandschaft, deshalb steht dafür keine Zahl im Rechner.
• Einarbeitung. Im Enterprise-Paket ist das Onboarding enthalten, dazu kommen Videos und Dokumentation. Eine Einrichtungsgebühr fällt nicht an.
• Pflege im Werkzeug. Skill Management pflegt sich nicht selbst. Jeder aktualisiert sein Profil, Teams halten ihre Anforderungen aktuell, und der Katalog braucht jemanden, der ihn führt. Der Rechner zieht das als Kosten ab, mit einer halben Stunde je Kopf und Monat. Bei 100 Mitarbeitenden sind das rund 21.000 € im Jahr, der größte Kostenblock von allen.

Was du damit machst

Nimm in deine Freigabe die Zeile ohne Produktivität, nicht die Gesamtsumme. Der Rechner weist sie getrennt aus. Setz die Annahmen so vorsichtig, dass du sie im Gespräch verteidigen kannst, auch wenn jemand nachfragt. Eine Zahl, die kleiner ist und hält, bringt dich weiter als eine große, die beim ersten Nachrechnen zerfällt.